- Retour d’expérience des Archives départementales de l’Ardèche
Le Recueil des Actes Administratifs contient les actes réglementaires de portée générale des autorités administratives de l’État devant faire l’objet d’une publicité. La publication au recueil détermine la date de l’entrée en vigueur de l’acte et le point de départ du délai d’un éventuel recours contentieux.
Aux AD07, La collection papier est très importante, de 1816 à novembre 2010. Elle est bien conservée et les Archives doivent souvent répondre à de nombreuses recherches concernant les arrêtés préfectoraux1.
En novembre 2010, la préfecture de l’Ardèche est passée aux RAA nativement numériques. La préfecture n’a pas prévu, outre son site internet, une conservation pérenne de ses publications. De plus, sur leur site, la consultation commence en avril 2015. Les Archives départementales en assurent la conservation2, sous la cote PER 2491.
Dès 2010, nous avons récupéré les RAA, que nous stockions sur notre serveur bureautique. Mais se posait la question de leur conservation de manière pérenne, ainsi que leur communication.
En 2023, nous avons décidé de les intégrer dans notre SAE : Asalaé, puisqu’il existe un connecteur entre les deux systèmes : Ligéo-Gestion et notre SAE.
C’est un travail de collaboration entre la bibliothécaire et la e-archiviste. A la bibliothèque, la conservation, la cotation, la gestion des notices bibliographiques ; à l’e-archiviste l’opération technique décrite ci-dessous.
La bibliothécaire récupère les fichiers sur le serveur bureautique et les renomme selon un modèle défini collaborativement entre tous les acteurs. Les RAA sont organisés par année civile et par mois. Le plus rapide et le moins fastidieux est l’enregistrement des RAA au fil de l’eau, chaque mois.
Sur la notice bibliographique du RAA, il est donné le lien hypertexte vers le RAA numérique https://bibliotheque-archives.ardeche.fr/opac?id=1ec49ea5-e142-4fae-811f-9b305cc318b1 . Par commodité et pour compréhension du chercheur, il n’est pas créé de nouvelles notices pour les RAA numériques, juste un lien hypertexte vers la page du site web https://archives.ardeche.fr.
L’e-archiviste fait toute la procédure technique de versement dans le système d’archivage électronique.
Un versement annuel est effectué dans le SAE. L’ensemble des éléments de cette entrée saisis dans le SAE sont récupérés par le connecteur entre Asalaé et Ligeo gestion. Ces éléments alimentent une entrée mixte dans Ligéo gestion qui regroupe les documents du recueil des actes administratifs, à la fois papier et électronique.
Au niveau des métadonnées, les dates extrêmes sont ajoutées pour chaque mois (au niveau de branches), ainsi que les dates extrêmes du versement dans Asalaé. Des mots clés d’indexation, des éléments de description au niveau haut, une description de l’historique de conservation <CustodialHistory> sont aussi renseignés dans le SAE. Ces informations seront récupérées automatiquement dans le logiciel métier Ligeo gestion.
Nous n’avons pas automatisé le versement du RAA dans le SAE. C’est un versement manuel réalisé généralement en janvier de l’année suivante dans Asalaé.
Grâce au module de communication des archives nativement numériques mis en place entre Ligeo et Asalaé, le site web est alimenté et le RAA est consultable sur notre site : https://archives.ardeche.fr/n/recueil-des-actes-administratifs-de-la-prefecture-per/n:328
par l’ensemble des internautes puisque ce sont des données librement communicables et librement diffusables.
Les RAA, comme tous les autres instruments de recherche des archives, sont également consultables à partir de l’état général des fonds : https://archives.ardeche.fr/archives/archives/fonds/FRAD007_EGF/view:24428/n:106
Cette porte d’entrée étant moins facile pour un internaute qui n’est pas habitué au cadre de classement des archives, nous avons donc préféré mettre en place un accès plus direct par le menu : Rechercher > Archives numérisées et numériques > Archives numériques.
Annick Courtial, e-archiviste et Anne-Laurence Hostin, bibliothécaire aux Archives départementales de l’Ardèche.
